Applicant Tracking Systems (ATS) zijn noodzakelijke hulpmiddelen voor recruiters en HR-teams om grote hoeveelheden kandidaten te beheren. Een van de grootste uitdagingen bij het gebruik van een ATS is echter het bijhouden van de actualiteit van de gegevens. Veel bedrijven worden geconfronteerd met een groot percentage verouderde profielen in hun database, wat de effectiviteit van het wervingsproces kan verminderen. Maar hoe groot is dit probleem eigenlijk, en wat kun je eraan doen?
Het percentage verouderde profielen
Onderzoek en praktijkervaring suggereren dat 30% tot 70% van de kandidatenprofielen in een ATS of database verouderd kan zijn. Dit betekent dat contactgegevens, werkervaringen, vaardigheden of beschikbaarheid van kandidaten niet meer accuraat zijn. Het exacte percentage varieert afhankelijk van factoren zoals:
- De grootte van de database: Grotere databases zijn moeilijker actueel te houden.
- Het beheer van het systeem: Regelmatige updates en actieve follow-up kunnen de actualiteit verbeteren.
- De sector: In snel evoluerende sectoren zoals IT en technologie raken profielen sneller verouderd dan in stabielere sectoren.
Redenen voor verouderde profielen
Er zijn verschillende oorzaken waarom kandidatenprofielen in een ATS niet up-to-date zijn:
- Gebrek aan betrokkenheid van kandidaten: Kandidaten hebben vaak geen reden om hun gegevens bij te werken, vooral als ze niet actief op zoek zijn naar een nieuwe baan.
- Snel veranderende arbeidsmarkt: Kandidaten veranderen regelmatig van baan, verwerven nieuwe vaardigheden of wijzigen hun contactgegevens zonder dit in de database bij te werken.
- Onvoldoende follow-up door recruiters: Recruiters hebben niet altijd de tijd of middelen om regelmatig contact op te nemen met kandidaten om hun profiel te actualiseren.
- Gebrek aan automatisering: Veel ATS-systemen bieden geen geautomatiseerde functies om profielen te controleren en up-to-date te houden.
Gevolgen van verouderde profielen
Een grote hoeveelheid verouderde profielen in een ATS kan leiden tot:
- Tijdverspilling: Recruiters besteden tijd aan het benaderen van kandidaten die niet meer beschikbaar of geschikt zijn.
- Lager succespercentage: Verouderde gegevens verminderen de kans op het vinden van de juiste kandidaat.
- Slechtere kandidatenervaring: Kandidaten die herhaaldelijk benaderd worden met irrelevante aanbiedingen kunnen een negatieve indruk krijgen van het bedrijf.
Hoe kun je je ATS up-to-date houden?
Gelukkig zijn er verschillende strategieën om de actualiteit van je kandidatenprofielen te verbeteren:
- Regelmatige outreach: Plan periodieke follow-ups met kandidaten, bijvoorbeeld elk halfjaar of jaarlijks, om hun beschikbaarheid en gegevens te controleren.
- Automatisering: met Actonomy Profiler, kan je op elk moment beslissen om je database te updaten met social media informatie.
- Data-opruiming: Voer regelmatig opschoonacties uit om irrelevante of inactieve profielen te verwijderen. Dit verhoogt de kwaliteit van je database en gebruik vb het Actonomy Quality Portal.
- Gebruik maken van incentives: Moedig kandidaten aan om hun profiel te updaten door beloningen aan te bieden, zoals toegang tot exclusieve inhoud of vacatures.
- Integratie van feedbackloops: Vraag kandidaten bij elke interactie of hun profiel nog actueel is. Dit kan eenvoudig worden geïntegreerd in sollicitatieprocessen. dit kan onder andere gebeuren via een combinatie met recruitment marketing automation.
Conclusie
Het beheer van een ATS is meer dan alleen het verzamelen van kandidatenprofielen; het vereist actief onderhoud en strategisch gebruik van technologie. Door regelmatig contact te houden met kandidaten, gebruik te maken van automatisering (Actonomy Profiler) en je database op te schonen, kun je het percentage verouderde profielen drastisch verlagen. Dit zorgt niet alleen voor efficiënter wervingsproces, maar ook voor een betere ervaring voor kandidaten en recruiters.
